Đối với những người làm công trình, vị trí thư ký công trình là khá cần thiết trong lĩnh vực thi công xây dựng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường xem nhẹ công việc này, thậm chí không cơ cấu vị trí này trong bộ máy làm việc. Hãy cùng tìm hiểu đặc thù công việc thư ký công trình làm gì trong bài viết dưới đây.
Thư ký công trình xây dựng làm gì?
Thư ký công trình là người cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở các công trình. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm, cập nhật tình hình hoạt động thi công… Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Thư ký công trình phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên cần có trình độ và kỹ năng mềm tốt.
Mô tả công việc thư ký công trình xây dựng
Để hiểu rõ hơn về công việc của thư ký công trình, dưới đây là một bản mô tả công việc của thư ký công trình:
- Thực hiện công tác quản trị hành chính, văn phòng trên công trường theo phân công của Giám đốc dự án / Chỉ huy trưởng: tổ chức họp, sắp xếp hệ thống giấy tờ, kiểm soát giờ giấc làm việc và thực hiện các công tác giao nhận tài liệu nội bộ, Chủ đầu tư… và các đối tác khác trên công trường;
- Tổng hợp và phân phối hồ sơ, tài liệu, thông tin kịp thời cho các bộ phận theo chỉ đạo của Giám đốc dự án / Chỉ huy trưởng. Hỗ trợ các nhóm chức năng lưu trữ hồ sơ và các công tác văn phòng khác
- Cập nhật báo cáo diễn biến các hoạt động ở công trường để phối hợp với các phòng ban công ty hỗ trợ cho các công trường thi công;
- Chuẩn bị Biên bản họp, bảo quản hồ sơ theo dõi;
- Hỗ trợ Giám đốc Dự án khi cần trong công việc dự án;
- Theo dõi Hồ sơ Hợp đồng dự án.
- Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn của mình
- Quản lý quỹ công trình và chi các khoản theo yêu cầu đề xuất từ các bộ phận khi có chấp thuận của chỉ huy trưởng.
- Lập giải trình chi phí quỹ công trình, trình chỉ huy trưởng xác nhận chuyển cho Giám đốc Vùng, Giám đốc Khối xác nhận theo quy trình.
- Tổ chức quản lý chặt chẽ và lưu trữ có hệ thống các hồ sơ, tài liệu liên quan tại công trường
- Tổng hợp từ các nhân sự BCH: lập các hồ sơ chất lượng; hồ sơ nghiệm thu trình chỉ huy trưởng xác nhận trước khi chuyển về Khối Kỹ thuật.
Yêu cầu của một thư ký công trình
Để trở thành một thư ký công trình chuyên nghiệp; ứng viên cần có những kỹ năng và đảm bảo yêu cầu gì? Độc giả có thể tham khảo một số thông tin sau được tổng hợp từ các bản mô tả công việc tuyển dụng vị trí thư ký công trình.
- Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, Thư ký, Hành chánh văn phòng…. hoặc các văn bằng tương đương.
- Hiểu biết thể thức trình bày văn bản.
- Có kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ.
- Anh văn giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm thực tế trên 01 năm.
- Ưu tiên có kinh nghiệm làm trong lĩnh vực xây dựng.
- Có trách nhiệm, tận tâm trong công việc, trung thực.
Bên cạnh đó, thư ký công trình cũng nên sở hữu một số kỹ năng sau.
Sử dụng máy tính thành thạo: Công việc của thư ký công trình; liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy; lập hóa đơn, cập nhật bảng tính; do đó ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng.
Giao tiếp tốt: Thư ký thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại ;và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp; và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.
Khả năng tổ chức: Thư ký công trình đảm nhận từ lưu trữ tài liệu; hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi; và thành công cho người ở vị trí này.
Quản lý thời gian: Thư ký công trình không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình; mà còn cả thời gian của quản lý; từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới.
Ưu tiên công việc hiệu quả: Thư ký cần xác định nhiệm vụ nào; cần ưu tiên thực hiện trước và quản lý lượng công việc của mình; hiệu quả mà không cần sự giám sát liên tục của cấp trên.