Mỗi công trình từ khi xây dựng kế hoạch, thực thi đến nghiệm thu và bàn giao đều có sự góp sức của rất nhiều cá nhân, bộ phận, trong đó không thể thiếu các thư ký công trường hay còn gọi là thư ký ISO. Vậy công việc của họ là gì? Làm sao để trở thành thư ký công trường giỏi? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Công việc của thư ký công trường ( thư ký ISO) là gì?
Công việc của thư ký công trường thường bao gồm:
- Tiếp đón khách, hướng dẫn khách khi đến tham quan và giao dịch tại Ban chỉ huy công trường
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ chủ đầu tư, tư vấn công trình, chỉ huy trưởng
- Tiếp nhận, xử lý và chuyển giao các hồ sơ, tài liệu, thông báo, ấn phẩm, nội quy… từ văn phòng công ty đến công trường và ngược lại
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu của dự án theo tiêu chuẩn ISO công ty
- Soạn thảo các văn bản được giao như biên bản họp, biên bản bàn giao, công văn, tờ trình…
- Phối hợp với các bộ phận khác như kho, quỹ… theo dõi tình trạng sử dụng, tồn kho của nguyên vật liệu
Ngoài ra, thư ký công trường còn có thể đảm nhiệm các vai trò khác theo chỉ đạo của ban chỉ huy công trường.
Làm sao để trở thành 1 thư ký công trường giỏi?
Để trở thành một thư ký công trường giỏi, bạn cần:
- Nắm chắc các kiến thức chuyên ngành: tuy ở Việt Nam chưa có đơn vị nào đào tạo về thư ký chuyên nghiệp, nhưng các bạn có định hướng theo đuổi công việc này đặc biệt ở mảng xây dựng, vẫn có thể tìm hiểu kiến thức liên quan đến ngành xây dựng qua các giáo trình.
- Sau khi nắm chắc các kiến thức chuyên ngành, công việc thư ký đòi hỏi bạn cần có sự tiếp xúc và tự trau dồi kinh nghiệm làm việc thực tế, xử lý các tình huống phát sinh… những điều này thì không có sách vở, trường lớp nào dạy bạn được.
Để trở thành một thư ký công trường giỏi, ngoài kiến thức và kỹ năng chuyên môn, bạn cũng cần rèn luyện:
- Khả năng làm việc độc lập: ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực, tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao.
- Sử dụng thời gian hiệu quả; Thư ký là người sẽ tiếp xúc, làm việc với nhiều bộ phận; di chuyển nhiều giữa văn phòng, công trường, các bộ phận khác… vì vậy đòi hỏi bạn phải có khả năng sắp xếp công việc và sử dụng thời gian hợp lý.
- Bảo mật thông tin, trung thành; Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp; nên thư ký phải là người tin cậy đặc biệt.
Ngoài ra, họ cũng luôn phải có một tinh thần làm việc chuyên nghiệp; thân thiện và hòa nhã với mọi người, đặc biệt có tinh thần lạc quan; và luôn cầu tiến bởi những năng lượng tích cực từ họ sẽ truyền đến những người xung quanh; ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc chung, đặc biệt trong một môi trường áp lực; như công trường xây dựng.